امروز

شنبه, ۲۴ آذر , ۱۳۹۷

  ساعت

۰۶:۰۸ قبل از ظهر

سایز متن   /

 

یکی از کارهای روزمره همه مدیران و کارشناسان و کارمندان در نظام اداری دولتی وعمومی و شرکتهای خصوصی برگزاری جلسات به منظور هماهنگی و تصمیم سازی و تصمیم گیری است . انقدر برگزاری جلسات در برنامه های روزمره شیوع دارد که گاه فراموش می شود همه ما در برگزاری جلسات دچار اسیب های زیاد و نقاط ضعف فراوان هستیم و همین ضعفها منجر به کاهش راندمان جلسات و گاه ملال اور شدن این جلسات می شودو طبیعتا باید برای آن فکری کرد و چاره ای اندیشید. این اسیب ها انقدر در جلسات کاری از پایین تا بالاترین سطوح زیاد شده است که برخی جلسات کاری را مفری برای فرار از انجام کار ها می دانند و جلسات را بی فایده و وقت گیر تلقی می کنند. در حالی که جلسات بما هو هی یا انچنان که باید باشد نهادی است ضروری و راهگشا و مفید برای حصول تصمیمات راهبردی در سطوح مختلف مدیریتی. نویسنده با تکیه بر بالغ بر 20 سال شرکت در جلسات گوناگون در حوزه های متنوع و در سطوح متفاوت و سالها مدیریت و دبیری جلسات راهبردی در کشور در این نوشتار نکاتی را بعنوان اسیب شناسی جلسات و راهکارهای برون رفت از انها مورد اشاره قرار می دهم به این امید که با نگاهی به جلسات کاری خودمان و شناسایی نقاط ظعف انها به سوی جلسات موثرتری گام برداریم .

  • زمان جلسات :

 مفید ترین زمان برای جلسات  نه صبح زود و نه دیر وقت است . اداره و سازمان و شرکت با میدان جنگ متفاوت است . در میدان رزم جلسات عملیاتی در نیمه شب و سحرگاهان مرسوم است و چاره ای جز آن نیست .در جلسات صبح زود افراد بعلت خواب الودگی و وضعیت فیزیولوژیک  تمرکز و امادگی کافی برای شرکت فعال در مباحث را ندارند .در دیروقت هم شرکت کنندگان خسته از کار روزمره توان ذهنی لازم را نداشته و دغدغه پایان جلسه و بازگشت به منزل صبر لازم را از انها را برای مشارکت در جلسه می ستاند. نگاههای مداوم به ساعت و گاه خمیازه ها و چرت های نشسته نشانه های این مساله است . از این رو بهترین زمان برای برگزاری جلسات بین ساعت 9صبح تا 1 بعد از ظهر و در عصرها هم بهترین زمان بین ساعت 3تا 5 بعد از ظهر است . متاسفانه در نظام اداری ما برخی می اندیشند برگزاری جلسات در نیمه های شب یک ارزش اجتماعی و نشان دهنده سختکوشی و خدمت گذاری است در حالی که این اقدام مبنای منطقی ندارد.  نکته مهم دیگر در خصوص زمان  برگزاری جلسات این است بازه زمانی جلسات نباید طولانی شود .جلسات باید 45 دقیقه تا یک ساعت ونیم باشد. یکی از دلایل طولانی شدن جلسات در ایران حتی3 تا 4 ساعت رعایت نکردن اصول برگزاری جلسات است. گاه جلسات کاری به جلسات سخنرانی تبدیل می شود که این یک اشتباه بزرگ است که منجر به انحراف در جلسات می شود. جلسه کاری ماهیتا با جلسات سخنرانی و ارایه بحث متفاوت است . باید در برگزاری جلسات تکلیف خود را با این مساله روشن کنیم .

  • اعضای جلسه :

جلسه یک کار جمعی است از این رو تعداد اعضای جلسه نمی تواند نامحدود باشد . اگر جلسه ای برگزار کردیم و عضوی از اعضا فقط شنونده بود یعنی جلسه مفیدی نداشتیم یا باید در دعوت های بعدی تجدید نظر کنیم . در دعوت از اعضا باید دقت صورت گیرد صرفا کسانی به جلسه دعوت شوند که احتمال قوی می دهیم حضور آن فرد و بیان دیدگاهها و نظرات و تجربیات او می توان در تصمیم گیری ما موثر باشد.برخی از مدیران در جلسات به دنبال شنونده و بیننده می کردند نه مشارکت کننده در مباحث .در حالی که در جلسات هیچ نیازی به سیاهی لشگر نیست . البته مورد استثنا جلسات توجیهی و سخنرانی ها ست که مخاطبان می توانند بیشتر باشد البته  سقف زمان این جلسات نباید بیشتر از 45 دقیقه باشد زیرا مطالعات نشان می دهد بعد از 45 دقیقه شنیدن تمرکز ذهن در دریافت به شدت کاهش می یابد.جالب است در ایران گاه سخنرانی ها تا 2 ساعت بطول می انجامد و نتیجه طبیعی آن خوابیدن بسیاری از حضار غیر از ردیف های جلویی و مشغول شدن عده ای دیگر در ردیف های عقبی با موبایل و تبلت است و در نتیجه راندمان جلسه پایین می اید . از این رو در تعداد اعضای جلسه باید به حداقل ضروری اکتفا کرد.

  • مدیریت جلسه :

 

هر جلسه ای به یک مدیر نیاز دارد که اصطلاحا دبیر جلسه خوانده می شود . گاهی به برخی از افراد شرکت کننده در جلسات که موقعیت اداری برتری دارند لقب رییس جلسه می دهند که عنوانی تشریفاتی است . البته اگر رئیس جلسه همان دبیر جلسه هم باشد دیگر این عنوان تشریفانی نیست . دبیرجلسه مسئولیت مهم پیشبرد جلسه به سوی اهداف جلسه را برعهده داردو نیازمند تجربه و مهارت های خاصی است و نمی توان این کار مهم را به هر فردی واگذار کرد . دبیر جلسه باید بهتر از هر کس به اهداف جلسه و سازمان و شرکت مربوطه و توانایی اعضای جلسه اگاهی داشته باشد . دبیرجلسه وظایف مهمی مانند  تعیین وقت برای سخنرانان و تنظیم صورتجلسات و جلوگیری از انحراف مباحث از مبحث اصلی را برعهده دارد. گاه سطح و اهمیت جلسات به گونه ای است که دبیر جلسه از دستیارانی استفاده می کند . یکی از دستیاران می تواند مباحث جلسه را یادداشت برداری کندو یکی دیگر می تواند وردست دبیر برای اقدامات اجرایی مانند تماس های ضروری و هماهنگی پذیرایی و ارتباط با دفتر وحراست و ترابری  باشد.

  • دعوت نامه جلسه :

یکی از مهمترین ارکان هر جلسه ای وجود دعوت نامه با قید هدف از برگزاری جلسه و دستور کار جلسه به گونه ای است که هر کدام از اعضای جلسات بدانند باید چه اطلاعات و ایده هایی را برای ارایه در جلسه ارایه دهند.در واقع نمی توان پذیرفت کسی در جلسه ای حضور پیدا کند و در تازه در ابتدای جلسه مطلع شود موضوع جلسه چیست . حضور در جلسات بدون اطلاع از اهداف و دستور کار آن اقدامی عبث و بی فایده است .نباید فراموش کنیم جلسه فی نفسه هیچ ارزشی ندارد جلسه باید سازمان و تیم ما را یک گام جلو ببرد که از طریق دیگر میسر نمی باشد.  نیاز ما به جلسات به یک امر مهم و ان  هم به فواید و پامدهای شگفت انگیز گفتگو باز می گردد. بسیاری از ایده های مهم بشر در فرایند گفتگو و تعامل و تبادل نظر شکل گرفته و شکل می گیرد از این رو باید در جلسات اتفاق مهمی به نام گفتگو شکل گیرد.این دعوت نامه می تواند به شکل مکتوب یا ایمیلی یا پیامکی و غیره باشد.  نوع و رسانه ارسال دعوت نامه بستگی به سطح جلسه و نوع میهمانان و طبقه بندی ان دارد. زمان رسال دعوت نامه باید حداقل بین 2 تا 3 روز قبل از برگزاری جلسه باشد نا مدعوین بتوانند در برنامه روزنامه خود آن را قرار دهند . ارسال دعوت نامه نباید بیش از یک هفته قبل از جلسه نیز ارسال شود زیرا موجب فراموشی احتمالی خواهد شد . تماس تلفنی برای تایید دریافت دعوت نامه و اعلام حضور و عدم حضور در جلسه از سوی منشی ها بسیار ضروری است . دبیرجلسه باید قبل از جلسات از ترکیب اعضا مطلع باشد  تا درصورتی که تعداد قابل توجهی از اعضا امکان شرکت در جلسه را نداشته باشند در زمان و مکان و دستور کار جلسه تجدید نظر کند.

  • دستورکار جلسه :

 

دستور کار جلسه باید یک یا دو موضوع مشخص و محدود باشد . فهرست کردن انواع و اقسام موضوعات برای جلسه کار اشتباهی است که منجر به نتیجه نمی شود. دستور کار جلسات هم باید از نظر کمی محدود باشد و هم از نظر محتوایی باید مشخص و معین و جزیی باشد . جلسات کاری با کرسی های ازاد اندیشی و گعده های نقد و ارزیابی متفاوت است . در بسیاری از جلسات

افرادی وجود دارند که بخاطر عدم امادگی قبلی برای پیشبرد اهداف جلسه خواسته و ناخواسته یعی می کنند مباحث حاشیه ای مانند شایعات و اخبار روز و نتایج فوتبال و اخرین جوک ها و… را در جلسه مطرح کنند که  دبیر جلسه نباید اجازه دهد جلسات از مسیر اصلی خود خارج شود. البته مطایبه و مزاح در جلسات در جای خود و به قدر کافی نه تنها اشکالی نداردبلکه ضروری است .

 

  • مکان برگزاری جلسه :

 

فضای برگزاری جلسه باید فضایی ساکت و با دمای مناسب و پاکیزه و ترجیحا مشجر با گلدان و معطر باشد . جلسه دور یک میز مناسب تر است . جلسات کاری نمی تواند  در امفی تئاتر ها برگزار شود. رابطه اعضای جلسه یک رابطه برابر است . جغرافیای اتاق جلسات نباید به گونه ای باشد که حتی یک عضو جلسه احساس حاشیه ای بودن و غیر مهم بودن داشته باشد . همه اعضای جلسه باید احساس شخصیت و اهمیت در فرایند جلسه داشته باشند. روشن بودن تلویزیون در جلسات صحیح نیست . ترجیحا موبایل اعضا باید روی سکوت باشد . صحبت کردن با موبایل در جلسات ان هم با صدای بلند نوعی بی احترامی به میزبان و دیگر اعضا و رفتاری ناهنجار تلقی می شود مانند بلند صحبت کردن با موبایل در فضاهای عمومی . چت کردن با موبایل و تبلت در جلسات نشان دهنده بی اهمیت بودن مباحث جلسه از نظر چت کننده است .البته گاهی این مشکل ناشی از سوء مدیریت جلسه است که به یک عضو این پیام را منتقل می کند که بهتر است به کارها و سرگرمی های خود مشغول باشد.

 

  • محتوای جلسات :

 

در پیشبرد مباحث و دستور کار جلسات باید مشخص شود اقدامات مصوب توسط چه کسی و چه نهادی و چه بخشی و تا چه زمانی باید انجام پذیرد و گزارش اقدامات انجام شده و طرح مشکلات و موانع احتمالی در چه زمانی ارایه خواهد شد. اگر تکلیفی در جلسه بر عهده بخش یا فردی گذاشته شد و احیانا موانع جدی برای انجام ان وجود دارد باید در جلسه به صراحت مطرح شود و تعارفی در میان نباشد . گاهی مدیران و کارشناسان در جلسات مسئولیت هایی را می پذیرند که توان ان را ندارند و در واقع معتقدند چون کسی پیگیری مصوبات را انجام نمی دهد پاسخگویی هم در کار نیست از قضا بسیاری از این افراد درست فکر می کنند و چون نظام پیگیری مصوبات جلسات وجود ندارد هر وظیفه ای تقبل می شود . اما اگر نظام پیگیری جدی باشد فقط وظایفی پذیرفته خواهد شد که قابل اجرا باشد.همه مباحث جلسات ضمن یادداشت برداری باید کاملا ضبط شود تا در صورت نیاز به این اسناد مراجعه شود. بخاطر یادداشت برداری نباید از ضبط جلسات منصرف شد و بخاطر ضبط نیز نباید از یادداشت برداری منصرف شد.

 

  • مدیریت زمان در جلسات :

در جلسات باید عدالت و توزیع مناسب وقت برای بیان دیدگاهها صورت گیرد. دبیر جلسات باید اعضا را در این خصوص توجیه کرده و در ضمن تذکر لازم داده و در نهایت جلو انحراف زمانی جلسات را بگیرد . حداکثر زمان ارایه دیدگاه در جلسات 5 دقیقه است هر چند زمان منطقی 3دقیقه می باشد .استفاده از امکاناتی مانند نوشته های تایپ شده و توزیع ان در بین اعضا و پاور پوینت های مفید و حرفه ای می تواند در صرفه جویی زمان موثر باشد.پرهیز از تعارفات مرسوم و تکراری مانند ابراز خوشحالی از حضور در جلسه و ارزوهای متعدد برای اعضا باید کنار گذاشته شود . هر عضو باید از تکرار مباحث مطرح شده توسط دیگران پرهیز کند و همه تلاش کنند حلقه های مفقوده یا گپ های بحث را تکمیل کنند تا حصول نتیجه سهل تر و سریع تر انجام شود.

 

  • پذیرایی :

 

پذیرایی در جلسات امری ضروری و مودبانه و البته کارامد و در عین حال ظریف است .  ترجیحا باید خدمتگزاری  از اعضای جلسه پذیرایی کند . گذاشتن فلاکس اب جوش و چای کیسه ای و .. چندان جالب به نظر نمی رسد . این سبک از پذیرایی مربوط به جلساتی است که طبقه بندی خاص داشته و حضور خدمتگزار در جلسه به مصلحت نمی باشد . برای یک جلسه یک ساعته در فاصله زمانی مناسب دو بار پذیرایی چای و قهوه ضروری است . در فصل گرم پذیرایی با شربت ها و اب میوه ها نیز مناسب ارزیابی می شود . از پذیرایی با هندوانه و خربزه وانار و.. شیرینی های بزرگ و خامه دار که خوردن آن مشکل است و تنقلات مانند پسته و تخمه و اجیل در جلسات اکیدا باید پرهیز شود زیرا مناسب پذیرایی در جلسات رسمی نمی باشد . اگر دسترسی میهمانان به اقلام پذیرایی میسر باشد بهتر است اقلام پذیرایی در سینی مخصوص بوده و از گذاشتن انها در پیش دستی پرهیز شود.در جلساتی که در وقت نهار یا صبحانه برگزار می شود زمان معینی را برای پذیرایی در نظر بگیرید وگرنه دچار کمبود وقت خواهید شدو جلسه در حاشیه صرف نهار و صبحانه خواهد شد.در پذیرایی در جلسات از تجمل گرایی به شدت باید پرهیز شود و سادگی در پذیرایی بعنوان یک اصل باید رعایت گردد . فراموش نکنیم جلسه کاری با ضیافت و شب نشینی دوستانه متفاوت است .

 

  • وسواس در زمان شروع و پایان جلسات :

 

یکی از نکات غیر قابل اغماض در برگزاری جلسات وسواس در زمان شروع جلسات است . تاخیر در برگزاری جلسات جایز نیست و نباید حداکثر از 5 دقیقه تجاوز کند . اعضای جلسه هم باید توجیه باشند یک ربع زود تر از شروع جلسه در محل برگزاری جلسات حضور یابند و خوش وبش های مرسوم و خارج از دستور ها مربوط به این زمان است و دستور کار باید در ساعت مقرر اغاز شود. دبیر جلسه باید به گونه ای در رعایت نظم شروع و پایان جلسه وسواس داشته باشد که افراد متاخر از حضور در جلسات خودداری کنند و خود را مقید به نظم بدانند.یکی از اسیب های جدی جلسات در ایران دیر شروع شدن جلسات و بهانه اوردن متاخرین است مانند ترافیک و مشغله و … یکی از بزرگان کشور شخصا برای نگارنده نقل می فرمود شهید بهشتی به برگزاری جلسات در موعد مقرر خیلی تاکید داشتند و زمانی که رئیس دیوان عالی کشور بودند به تاخیر یکی از اعضای مهم کشوری اعتراض کردند و فرد مورد اشاره از وجود ترافیک و محدودیتهای امنیتی محل برگزاری جلسه سخن گفته بود شهید بهشتی فرموده بود وقتی می گوییم جلسه راس ساعت 8 صبح یعنی همه ماباید فکر ترافیک و خرابی ماشین و محدودیتهای امنیتی را هم کرده باشیم . وسواس ایشان در این خصوص جالب و اموزنده است .

بدیهی است برای برگزاری جلسات مفید و موثر نکات فراوان زیادی وجود دارد که در اینجا صرفا به اهم انها اشاره شد و امید است فرصتی برای تکمیل انها ایجاد شود و مجموعه های اداری و شرکت های خصوصی با اهمیت قایل شدن به این مساله کارگاههای اموزشی در این باره برپا کنند و مهارتهای مدیران و کارشناسان خود را بالا ببرند.بفضله و عونه

 

 

 

 

0
اشتراک گذاری در فیسبوک اشتراک گذاری در توییتر اشتراک گذاری در گوگل پلاس
برچسب ها:
دیدگاهها

دیدگاه بگذارید

avatar

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

قالب وردپرسدانلود رایگان قالب وردپرسپوسته خبری ایرانیقالب مجله خبریطراحی سایتپوسته وردپرسکلکسیون طراحی